Mehr Infos zum ZUGFeRD-Rechnungsformat und der Integration in Streit V.1 >>
Das Dateiformat für elektronische Rechnungen, ZUGFeRD, ist auf dem Vormarsch. Die Abkürzung für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland2 steht für ein hybrides Datenformat, das heißt: einer Mischung aus einer normalen PDF-Datei und einer darin eingelagerten XML-Datei. Letztere enthält alle Informationen der Rechnung in digitaler Form. So können Rechnungen digital und papierlos nach europäischer Norm empfangen, gesendet und weiterverarbeitet werden. Die Praxis zeigt: Auch im Handwerk wird das ZUGFeRD-Format zunehmend bevorzugt.
Wann ist eine Rechnung elektronisch?
Viele Handwerksbetriebe versenden ihre Rechnungen schon lange im PDF-Format elektronisch per E-Mail. Dieses wird vom Finanzamt auch vollständig als Beleg anerkannt. Doch wie sieht es mit der Weiterverarbeitung der Daten, die aus der Rechnung stammen, aus? Als elektronische Rechnungen gelten nur Rechnungen, die in einem Format vorliegen, das eine automatische und elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Eine Lösung ist die X-Rechnung. Diese basiert auf einer XML-Datei und ermöglicht den Austausch und die Weiterverarbeitung eines strukturierten Datensatzes ohne manuelle Eingriffe. Nach EU-Vorgaben muss der Rechnungsaustausch mit öffentlichen Behörden als X-Rechnung erfolgen – ab 27. November gilt das auch für Deutschland bei öffentlichen Aufträgen des Bundes. Optisch gesehen erfüllt die X-Rechnung jedoch nicht den Anspruch an einen Rechnungsaustausch. Eine Alternative für elektronische Rechnungen ist daher das ZUGFeRD-Format. Das hybride Datenformat integriert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in das klassische PDF-Format. So ist die Rechnung sowohl als normaler Beleg im PDF-Format für das menschliche als auch im XML-Format für das Computer-Auge lesbar. Dank XML-Information können Rechnungsdaten wie z.B. der Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer oder Rechnungspositionen digital ausgelesen werden. Richtlinien und rechtliche Anforderungen werden durch diesen Standard direkt "im Vorbeigehen" erfüllt. Die Weiterverarbeitung und die Extraktion der strukturierten Daten ist, wie bei der X-Rechnung, problemlos möglich. Die Daten können in das System des Empfängers eingelesen und weiterverarbeitet werden.
Neue Version ZUGFeRD 2.1.1
Die aktuelle Generation "ZUGFeRD 2.1.1" ist am 01. Juli 2020 eingeführt worden. ZUGFeRD 2.1.1 ist vollständig im Einklang mit der europäischen Norm EN 16931 und mit der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Gemäß dieser ist die elektronische Rechnungslegung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen verpflichtend – ab 27. November 2020 gilt das auch verbindlich bei deutschen Bundesbehörden. In dieser neuesten ZUGFeRD-Version wird mit dem X-Rechnungs-Profil ein spezielles Profil zur Verfügung gestellt, dass die spezifischen Anforderungen erfüllt.
Handwerkersoftware Streit V.1 unterstützt X-Rechnung und ZUGFeRD
Um das elektronische Rechnungsformate mit all ihren Vorteilen nutzen zu können, müssen diese in die verwendete kaufmännische Unternehmenssoftware integriert sein. Nutzer sollten sich informieren, ob die ZUGFeRD-Rechnungen innerhalb der Software im gesamten Rechnungserstellungs- und -prüfungsprozess, sowie bei der Archivierung abgebildet werden. Ein Beispiel für die optimale und übergreifende Integration des ZUGFeRD-Formates in alle relevanten Unternehmensbereiche ist die Handwerkersoftware Streit V.1 der Streit Datentechnik GmbH. Nicht nur der Rechnungsempfang und -versand wird mit Hilfe von ZUGFeRD abgewickelt. Auch der gesamte Rechnungsprüfungsprozess inkl. einfacher Rückverfolgung bis zur Bestellung, sowie die Archivierung der eingehenden Rechnungen wird damit vereinfacht. Lieferanten und Partner im Handwerk verwenden nicht immer das aktuellste ZUGFeRD-Format für ihre elektronischen Rechnungen. Auch das ist mit Streit V.1 kein Problem. Alle relevanten Vorgängerversionen werden von der Branchensoftware weiterhin unterstützt.
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