Betrachtet man das SHK-Fachhandwerk von außen, so sieht man auf den ersten Blick effiziente Heizungen und tolle Bäder.

Schaut man dann nach innen, steht die handwerkliche Leistung im Fokus. Vieles dreht sich hier um die kalkulierten Zeiten der Aufträge und deren Einhaltung bei der Ausführung. Der effektive Umgang mit den Arbeitsstunden ist wesentliches Erfolgskriterium eines jeden Betriebes.

Die Erfassung der Arbeitszeiten und deren Weiterverarbeitung wird als Zeitwirtschaft bezeichnet. Auf herkömmlichem Weg mit analogen Mitteln ist die Aufgabe nur mit einem immensen Aufwand leistbar. Wie einfach ein solches System mit digitaler Unterstützung funktioniert und welche Vorteile damit verbunden sind, zeigt dieser Beitrag.

Zunächst stellt sich die Frage, zu welchem Zweck Zeiten erfasst und weiterverarbeitet werden müssen. Im Grunde genommen sind es vier Aufgaben:

1. Vorbereitung der Lohnabrechnung

Das Ziel ist hier die korrekte Lohnabrechnung und die Einhaltung aller gesetzlichen und tariflichen Vorgaben. Die Erfüllung dieser Aufgabe ist unerlässlich. Allerdings reicht hierfür, dass die Stunden als Tagessumme erfasst werden.

2. Begleit- und Nachkalkulation bei pauschal abgerechneten Projekten

An der Stelle geht es um das Erkennen von Abweichungen zwischen der kalkulierten Zeit und der tatsächlich benötigten Zeit. Das geschieht in Form einer Begleit- oder Nachkalkulation.

Dafür müssen die Zeiten auftrags- oder projektbezogen erfasst werden. Damit können auch Schlussfolgerungen und Erfahrungen für künftige Aufträge gezogen werden. Wenn die Erfassung als gesonderter Arbeitsschritt erfolgt, fällt sie bei Zeitmangel schon mal „unter den Tisch“.

3. Abrechnung von Aufträgen nach Aufwand/geleisteten Stunden

Hier geht es um die Frage, wie viele Stunden auf der Abrechnung für den Kunden landen. Dafür werden die angefallenen Stunden erfasst. Wie zuvor gilt auch hier, dass bei einer gesonderten Erfassung mitunter geschludert wird. Das führt dann dazu, dass Abrechnungen unnötig lange liegen bleiben.

4. Minderung der unproduktiven Zeiten

Die Arbeitszeit der gewerblichen Mitarbeiter teilt sich in zwei Bereiche.

▪ Produktive Arbeitszeit: Diese Arbeitsstunden können dem Kunden in Rechnung gestellt werden, weil der Mitarbeiter für ihn tätig ist. Auf diese Stunden sind alle betrieblichen Kosten zu verteilen.

▪ Unproduktive Arbeitszeit: Diese Arbeitsstunden können dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden, weil der Mitarbeiter mit Tätigkeiten wie zum Beispiel Fahrzeugpflege, Lagerarbeiten oder Schulung beschäftigt ist.

Zur Sicherung des wirtschaftlichen Erfolges muss jedes Unternehmen darauf achten, die Anzahl der produktiven Stunden möglichst hoch und die Anzahl der unproduktiven Stunden möglichst niedrig zu halten.

Zeit ist Geld – ein Zahlenbeispiel

Ein SHK-Fachbetrieb erwirtschaftet pro Monteurstunde rund 80 Euro an Ertrag (Verrechnungssatz und Materialauf-schlag). Ein Monteur arbeitet pro Jahr an etwa 200 Tagen. Durch einen sorgfältigen Umgang mit der Arbeitszeit kann pro Tag eine Viertelstunde an produktiver Arbeitszeit gewonnen werden. Die Praxis zeigt, dass solche Produktivitätssteigerungen oftmals allein durch die lückenlose Erfassung aller Zeiten möglich sind. Auf das Jahr gesehen, können also 50 Stunden mehr abgerechnet werden. Multipliziert mit den 80 Euro ergibt das 4.000 Euro pro Monteur und Jahr. Damit lässt sich für das eigene Unter-nehmen schnell überschlagen, wie viel Mehrertrag möglich ist.

Nachfolgend die wesentlichen Unterschiede zwischen analogem und digitalem Vorgehen in der Übersicht.

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