Auch Handwerksbetriebe sind im Wettbewerb auf eine gut funktionierende – die richtige – Softwarelösung angewiesen. Eine Software bildet wiederkehrende Arbeitsabläufe ab, vermeidet Fehler durch logische software-gestützte Abläufe und sichert bzw. erleichtert wichtige Geschäftsprozesse – im Büro und auf der Baustelle.
Wir zeigen Ihnen, auf was es bei der Softwareauswahl ankommt. Für langfristigen Erfolg, Zufriedenheit am Arbeitsplatz und mehr Zeit fürs Handwerk.
Was macht die richtige Softwarelösung aus?
In erster Linie sind der Funktionsumfang für alltägliche kaufmännische und gewerkespezifische Arbeiten, die Bedienung und die Mobilität für Handwerksbetriebe entscheidend. Deckt die Software nicht alle Anforderungen des täglichen Betriebes ab, lohnt es sich, sich noch weiter umzuschauen.
Folgende Faktoren spielen bei der Softwareauswahl eine wichtige Rolle:
• Eine Software für alle Geschäftsprozesse • Reibungslose Kommunikation • Mobilität via App • Intuitive & einfache Bedienung • Daten- & Rechtssicherheit • Erstklassiger Support – auch beim Softwarewechsel
Eine Software für alle Geschäftsprozesse
Viele Köche verderben den Brei: Das gilt auch für den Einsatz von mehreren Softwarelösungen. Viele Handwerksbetriebe nutzen auch heute noch verschiedene, nicht miteinander koppelbare Softwarelösungen und müssen täglich mit Datensynchronisationen arbeiten. Das kann zu Datenlücken führen und bindet zudem wichtige Zeit. Setzen Handwerksbetriebe auf eine Software für alle Anforderungen, können sie sich auf durchgängige Arbeitsprozesse, eine solide Datenbasis und damit auf eine lückenlose Kommunikation verlassen. Hält ein System alle Daten aus einer Quelle stets aktuell bereit, steigt die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen.
Reibungslose Kommunikation
Längst sind Smartphones, Tablets und Laptops auch im Handwerk im täglichen Einsatz. Die eingesetzte Softwarelösung sollte sich das zu Nutze machen, denn die Ansprüche der Kunden steigen. Die Software fürs Handwerk sollte daher nicht nur die gängigen kaufmännischen sowie gewerkespezifischen Funktionen abdecken, sondern vor allem eine reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeitern und auch zu den Kunden bieten – via Handwerker-App und über einen integrierten Messenger für den direkten Austausch. Denn nicht selten werden seitens des Kunden aktuelle Projektstände adhoc angefragt.
Daher sollte die Softwarelösung das mobile Arbeiten voll unterstützen und den Zugriff auf sämtliche Vertrags- und Baustellendaten in Echtzeit auch mobil und vor allem offline ermöglichen – egal, ob von der Baustelle aus erfasst oder aus dem Büro heraus.
Mobilität via App – das digitale Büro
Von Angeboten über Aufträge, Abschlagsrechnungen bis hin zu digitaler Zeiterfassung oder Termin- und Routenplanung: Gerade Handwerksbetriebe organisieren ihren Berufsalltag nicht nur vom Büro aus. Auch auf der Baustelle fallen zahlreiche Aufgaben an, die praktischerweise direkt via App erledigt werden sollten, um ein lästiges Nacherfassen zu vermeiden.
• Adressen, Artikel, Lagerbestände & mehr (auch offline) • Mobile Aufträge mit digitaler Unterschrift • Digitale Bauakte mit Baustellenfotos & mehr • Kommunikation via Messenger nach DSGVO • Digitale auftragsbezogene Zeiterfassung • Professionelle Routenplanung mit Geotracking • Synchronisierter Terminplaner • Und vieles mehr!
Intuitive und einfache Bedienung
Bei einer Software mit großem Funktionsumfang sollte die Bedienung dennoch einfach und vor allem intuitiv bleiben. Dies sollte selbstverständlich sowohl für den PC im Büro, als auch für die Bedienung über Tablet und Smartphone gelten. Digital gestützte Arbeitsabläufe sorgen für logische Abfolgen von Tätigkeiten und lösen automatisiert weitere Aktionen wie z. B. einen digitalen Posteingang für einen Mitarbeiter aus, der die weitere Bearbeitung übernehmen soll. Ist die Bedienung der Softwarelösung noch dazu intuitiv und einfach, sparen Handwerksbetriebe bei jedem einzelnen Schritt wertvolle Zeit.
Daten- und Rechtssicherheit
Eine digitale Softwarelösung spart viel Zeit und bringt Sicherheit in den Handwerksalltag. Denn digitale Prozesse lassen sich mit Algorithmen für rechtliche Vorgaben hinterlegen. Das sollte sowohl für die Auftragsabwicklung, Kommunikation zwischen Baustelle und Büro via Mail bzw. Messenger und auch für die digitale Zeiterfassung gelten.
Auch Datenschutz ist in aller Munde: Der Schutz sensibler Daten steht an erster Stelle. Das gilt sowohl für die Datensicherung und -archivierung von Adress- und Auftragsdaten als auch für das Datenhandling bei der Kommunikation zwischen Mitarbeitern via Messenger – dieser sollte der DSGVO entsprechen.
Erstklassiger Support – auch beim Softwarewechsel
Anbieter von Softwarelösungen sollten über einen erstklassigen Support verfügen, um die Migration von Daten aus dem vorherigen System reibungslos in das neue Softwareumfeld einzubinden. Noch dazu sollten praxisorientierte Schulungen als optimale Vorbereitung für den Einsatz der Software angeboten werden. Detaillierte (Online-)Anleitungen für die Nutzung der Software, Schulungsvideos sowie einem direkten Draht zum Supportteam sind ebenso wichtig, damit die Anwender die Software gern nutzen.
Ihr Partner für Ihr Handwerk
TAIFUNs Handwerkersoftware mit App sorgt für eine vollständige Mobilität im Handwerk. Mit mehr als 35 Jahren Erfahrung ist TAIFUN Software ein verlässlicher und starker Partner für Handwerksbetriebe, die mit nur einer Softwarelösung & App in ihrem Handwerk arbeiten wollen. Einen Softwarewechsel begleitet das Taifun-Team kompetent Schritt für Schritt mit der Analyse bestehender Arbeitsabläufe, der Datenmigration und einer zeitoptimierten Softwareumstellung und professionellen Einarbeitung.
TAIFUN Handwerkersoftware Mehr Handwerk. Weniger Büro.