Wie Sie Ihren Betrieb digital aufrüsten

Von der Zahnbürste bis zur Industrieanlage – es gibt kaum noch einen Lebensbereich, in dem die Digitalisierung keine Rolle spielt. Doch Digitalisierung ist ein mächtiges Schlagwort, das jeder anders definiert und das nicht seltenüberfordert. Auch Handwerksbetriebe können sich dem Thema nicht verschließen. Und auch wenn Ihr Kerngeschäft weiterhin aus handwerklicher, körperlicher Arbeit besteht – es ist dringend von Nöten, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Keine Angst: Weder müssen Sie Ihr Unternehmen mit einer fertigen Digitalstrategie von heute auf morgen umkrempeln, noch müssen Sie sich dabei an den Technikgiganten, die die aktuellen Diskussionen beherrschen, orientieren.

Fangen Sie in kleinen Schritten an. Schauen Sie zunächst, welche einzelnen Geschäftsprozesse digitalisiert werden können und entwickeln Sie dabei einen Blick dafür, wie diese miteinander zusammenhängen. Halten Sie sich dabei immer vor Augen, dass digitale Prozesse eine Arbeitserleichterung bedeuten sollten. Ziel ist es nicht, ein vollautomatisierter Betrieb ohne menschliche Mitarbeiter zu werden, sondern sich die Daten und die Technologien zunutze zu machen, um wertvolle Informationen daraus zu gewinnen.

Diese 5 Tipps können Ihnen beim Einstieg helfen:

1. Effizienz durch clevere Werkzeuge

Denken Sie einmal 20 Jahre zurück: Damals benötigten Sie ein Telefon, ein Adress- und Telefonbuch und einen Terminkalender, Sie haben Briefe per Post oder Fax verschickt, die Fahrtroute per Landkarte gesucht. Heute benötigen Sie dafür nur noch ein Smartphone, denn dessen Apps erfüllen all diese Anforderungen.

Im übertragenen Sinne können Sie sich für Ihren Betrieb genauso, ganz unabhängig von Ihrer fachlichen Ausrichtung, bei den täglichen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben helfen lassen. Der Online-Terminkalender, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben, erspart viel Zeit bei der Terminabstimmung. Ebenfalls für alle Mitarbeiter hilfreich und unerlässlich für einen guten Kundenservice ist eine zentral angelegte Kundendatenbank. Hier werden beim Kunden verbaute Geräte und bisher geleistete Installations- und Wartungsaufträge notiert und immer auf dem aktuellsten Stand gehalten. Im Kundenkontakt, etwa bei einer Service-Anfrage oder im Reparaturfall, können alle Mitarbeiter so die Vorgänge nachverfolgen und sich selbst wie auch dem Kunden wertvolle Zeit einsparen.

Zur schnelleren Kommunikation der Mitarbeiter mit Ihren Kunden können Sie in Ihrem Unternehmen moderne Kommunikations-Tools wie etwa "WhatsApp Business" einrichten. Gerade in Notfällen, etwa bei einem Wasserrohrbruch oder dem Ausfall der Heizungsanlage, muss Ihr Kunde nicht in der Telefonwarteschleife ausharren.

Doch auch Ihnen ermöglicht das eine Zeitersparnis: So bietet sich Ihnen die Chance, Anfragen dieser Art gebündelt zu bearbeiten und nicht während der Arbeit durch Anrufe gestört zu werden. Bieten Sie einen 24h-Notdienst an, so werden Ihre Mitarbeiter mit einem Kommunikations-Tool flexibler reagieren können.

Schauen Sie also zuerst nach Tools, die die Organisation des laufenden Betriebs erleichtern.

Wenn die Wetter-App eine frühzeitige Kältewelle oder ein regional eingrenzbares Hochwasser ankündigt, so können Sie sich frühzeitig auf die damit zusammenhängenden, vermehrt zu erwartenden Wartungs- und Reparaturarbeiten einstellen und Arbeitskraft, Material und Zeit schon vorab besser kalkulieren.

Digital Zeit und Geld sparen

Zeit ist Geld! Und wenn die digitale Umsetzung Arbeitszeit einspart, dann senkt dies automatisch Kosten.

Kleine Veränderungen können viel bewirken: Der erwähnte Online-Terminkalender spart Abstimmungszeit, ein Kontaktformular auf der Webseite erleichtert die Erreichbarkeit für Ihre Kunden, ein guter FAQ-Bereich spart viel Support-Zeit am Telefon. Bekommen Ihre Installateure ein Tablet an die Hand, können Bedienungs- und Wartungsanleitungen online abgerufen werden und die Arbeit vor Ort erleichtern.

Weitergedacht lassen sich Kosten aber auch bei anderen Ressourcen einsparen. Das fängt mit dem Vermeiden von Papierdokumenten bei der Büroarbeit an und geht bis hin zur intelligenten Warenwirtschaft. Wenn Sie hier Einkauf und Einsatz optimal aufeinander abstimmen, können Sie Kosten für Lagerhaltung und Materialbestellungen senken.

##+ Online gefunden werden

Auch das gehört zur langfristigen Planung:

Kümmern Sie sich um Ihren eigenen Internetauftritt, auch wenn es im Tagesgeschäft (noch) zweitrangig erscheint. Haben Sie eine digitale Präsenz, bietet Ihnen eine funktionale Webseite nicht nur eine Reihe der oben erwähnten digitalen Helferlein. Sie sorgt auch dafür, dass Ihr Betrieb Teil des digitalen Marktes wird und Interessenten Sie online finden. Die kommende Generation an Auftraggebern, Kunden und Mitarbeitern sind Digital Natives. Sie sind mit digitalen Technologien aufgewachsen und daran gewöhnt, alles online zu erledigen.

Aufmerksamkeit und Sichtbarkeit erregen Sie hier nicht mehr nur über die Gelben Seiten, sondern zusätzlich mit einer ansprechenden Website, die Sie als kompetenten Fachbetrieb und als interessanten Arbeitgeber präsentiert.

Nicht zuletzt können Sie die Qualität Ihrer Aufträge verbessern, indem Sie bereits auf Ihrer Webseite ihre Spezialgebiete kommunizieren. Das ist Ihre Chance für den perfekten ersten Eindruck, die Sie unbedingt nutzen sollten.

Wertvolle Daten nutzen

Auch auf der fachlichen Ebene entwickeln sich Technologien in rasantem Tempo. Viele Geräte und Anlagen sind mittlerweile internetfähig und lassen sich entsprechend vernetzen. Die Entwicklungen Richtung Smart Home bringen immer neue Möglichkeiten hervor.

Am Ende entstehen hier immer Daten, aus denen Sie wertvolle Hinweise zur Auslastung, zum Energieverbrauch oder zu auftretenden Fehlleistungen herauslesen können. Sie sollten mit diesen Daten umgehen können und die Schnittstellen im Griff haben. Die Daten ergeben für Sie dann Sinn, wenn Sie damit zum Beispiel die Anlagen justieren und die Komponenten aufeinander abstimmen können.

Möglicherweise wird bei einer Wartung oder Reparatur das Tablet Ihrem Installateur einen ersten Hinweis auf das Problem des Kunden liefern, indem er zunächst die Betriebsdaten direkt und vor Ort ausliest und so einen Hinweis bekommt, wo er mit seiner Arbeit ansetzen muss. Denkbar sind auch Ferndiagnosen anhand der Datenreports, mit denen Sie den Einsatz vor Ort besser vorbereiten können.

Im besten Fall können Sie anhand der gesammelten Daten und Analysen zusätzlich noch auf weitere Erkenntnisse rückschließen, etwa auf besondere Anwendungsprobleme der Kunden. Damit werden Sie zum wertvollen Informanten für Produkthersteller, denen Sie aus erster Hand Erkenntnisse bieten können.

Achten Sie aber nicht nur auf die Daten, die extern entstehen. Für Sie und Ihren Betrieb sind vor allem auch die Daten wichtig, die innerhalb Ihres Betriebes anfallen. Diese Datenmengen lassen sich sinnvoll nutzen und führen richtig interpretiert zu mehr Effizienz.

Auf Ihrer Webseite bieten Analysezahlen zu Besuchsdauer, Suchverhalten oder Download-Zahlen direkten Einblick, was Ihre Kundschaft interessiert, welche Unterseiten häufig aufgerufen und welche Services häufig angeklickt werden. Daraus können Sie ablesen, welche Ihrer Angebote Sie noch weiter ausbauen könnten, wo Ihre Kunden noch mehr Information benötigen oder welche Seiten doch uninteressant scheinen oder nicht gefunden werden.

Dasselbe gilt auch für die sozialen Medien: Hier können Sie im direkten Kontakt oder in der Beobachtung ein Gefühl für die Wünsche und Probleme Ihrer Kunden und Interessenten entwickeln.

Unterstützung der öffentlichen Hand einholen

Vor allem kleine und mittelgroße Betriebe müssen sich klar auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren. Oft fehlt es hier nicht nur an der Zeit, sondern gerade auch an der nötigen Kompetenz, sich intensiv mit dem Thema digitale Prozesse auseinanderzusetzen.

Schon der eigene Internetauftritt stellt bereits zurecht eine deutliche Hürde dar – nur ist dieser unerlässlich, wenn es darum geht, eine Schnittstelle für die digitalen Prozesse aufzubauen. Kommen dann noch mehr Funktionen hinzu als dies bei einer statischen Online-Visitenkarte der Fall wäre, wird das Erstellen und die tägliche Pflege des Internetauftritts für einen Handwerksbetrieb schnell zur Mammutaufgabe.

Je mehr die digitalisierten Geschäftsprozesse miteinander verzahnt werden sollen, umso wichtiger wird der reibungslose Ablauf. Hier wird dann eine Digitalstrategie unerlässlich, sonst riskieren Sie, nur große Datenmengen zu produzieren, ohne die Prozesse wirklich aufeinander abgestimmt zu haben. Im schlimmsten Fall verursachen die Prozesse dann mehr Aufwand als Nutzen. Doch keine Sorge, Sie stehen nicht allein vor dieser Hürde.

Beratung, Unterstützung und Förderprogramme zu Ihrer Digitalstrategie gibt es von verschiedenen öffentlichen Stellen: Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie bietet beispielsweise Fördermodelle an, ebenso viele Bundesländer.

In Hessen können Unternehmen im sogenannten Digitalisierungs-Check ihren individuellen Digitalisierungs-Reifegrad testen.

Nur Mut! Schauen Sie sich um und vernetzen Sie sich mit anderen Betrieben aus Ihrer Branche. Bestimmt finden Sie hier Vorreiter, von denen Sie lernen können. Was genau wurde dort umgesetzt? Welche Probleme wurden auf welche Weise gelöst? Finden Sie Schritt für Schritt Ihren ganz eigenen Weg zur digitalen Aufrüstung.