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Wie Sie Ihren Betrieb digital aufrüsten

5 Tipps zum Einstieg

Von der Zahnbürste bis zur Industrieanlage – es gibt kaum noch einen Lebensbereich, in dem die Digitalisierung keine Rolle spielt. Doch Digitalisierung ist ein mächtiges Schlagwort, das jeder anders definiert und das nicht seltenüberfordert. Auch Handwerksbetriebe können sich dem Thema nicht verschließen. Und auch wenn Ihr Kerngeschäft weiterhin aus handwerklicher, körperlicher Arbeit besteht – es ist dringend von Nöten, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Keine Angst: Weder müssen Sie Ihr Unternehmen mit einer fertigen Digitalstrategie von heute auf morgen umkrempeln, noch müssen Sie sich dabei an den Technikgiganten, die die aktuellen Diskussionen beherrschen, orientieren.

Fangen Sie in kleinen Schritten an. Schauen Sie zunächst, welche einzelnen Geschäftsprozesse digitalisiert werden können und entwickeln Sie dabei einen Blick dafür, wie diese miteinander zusammenhängen. Halten Sie sich dabei immer vor Augen, dass digitale Prozesse eine Arbeitserleichterung bedeuten sollten. Ziel ist es nicht, ein vollautomatisierter Betrieb ohne menschliche Mitarbeiter zu werden, sondern sich die Daten und die Technologien zunutze zu machen, um wertvolle Informationen daraus zu gewinnen.

Diese 5 Tipps können Ihnen beim Einstieg helfen:

1. Effizienz durch clevere Werkzeuge

Denken Sie einmal 20 Jahre zurück: Damals benötigten Sie ein Telefon, ein Adress- und Telefonbuch und einen Terminkalender, Sie haben Briefe per Post oder Fax verschickt, die Fahrtroute per Landkarte gesucht. Heute benötigen Sie dafür nur noch ein Smartphone, denn dessen Apps erfüllen all diese Anforderungen.

Ein Smartphone-Bildschirm mit verschiedenen Apps.
Quelle: Pixelkult / https://pixabay.com
Kostenlose Tools wie "WhatsApp Business" erlauben kleineren Unternehmen mit ihren Kunden einfach in Kontakt zu bleiben.

Im übertragenen Sinne können Sie sich für Ihren Betrieb genauso, ganz unabhängig von Ihrer fachlichen Ausrichtung, bei den täglichen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben helfen lassen. Der Online-Terminkalender, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben, erspart viel Zeit bei der Terminabstimmung. Ebenfalls für alle Mitarbeiter hilfreich und unerlässlich für einen guten Kundenservice ist eine zentral angelegte Kundendatenbank. Hier werden beim Kunden verbaute Geräte und bisher geleistete Installations- und Wartungsaufträge notiert und immer auf dem aktuellsten Stand gehalten. Im Kundenkontakt, etwa bei einer Service-Anfrage oder im Reparaturfall, können alle Mitarbeiter so die Vorgänge nachverfolgen und sich selbst wie auch dem Kunden wertvolle Zeit einsparen.

Zur schnelleren Kommunikation der Mitarbeiter mit Ihren Kunden können Sie in Ihrem Unternehmen moderne Kommunikations-Tools wie etwa "WhatsApp Business" einrichten. Gerade in Notfällen, etwa bei einem Wasserrohrbruch oder dem Ausfall der Heizungsanlage, muss Ihr Kunde nicht in der Telefonwarteschleife ausharren.

Doch auch Ihnen ermöglicht das eine Zeitersparnis: So bietet sich Ihnen die Chance, Anfragen dieser Art gebündelt zu bearbeiten und nicht während der Arbeit durch Anrufe gestört zu werden. Bieten Sie einen 24h-Notdienst an, so werden Ihre Mitarbeiter mit einem Kommunikations-Tool flexibler reagieren können.

Schauen Sie also zuerst nach Tools, die die Organisation des laufenden Betriebs erleichtern.

Wenn die Wetter-App eine frühzeitige Kältewelle oder ein regional eingrenzbares Hochwasser ankündigt, so können Sie sich frühzeitig auf die damit zusammenhängenden, vermehrt zu erwartenden Wartungs- und Reparaturarbeiten einstellen und Arbeitskraft, Material und Zeit schon vorab besser kalkulieren.

Digital Zeit und Geld sparen

Zeit ist Geld! Und wenn die digitale Umsetzung Arbeitszeit einspart, dann senkt dies automatisch Kosten.

Kleine Veränderungen können viel bewirken: Der erwähnte Online-Terminkalender spart Abstimmungszeit, ein Kontaktformular auf der Webseite erleichtert die Erreichbarkeit für Ihre Kunden, ein guter FAQ-Bereich spart viel Support-Zeit am Telefon. Bekommen Ihre Installateure ein Tablet an die Hand, können Bedienungs- und Wartungsanleitungen online abgerufen werden und die Arbeit vor Ort erleichtern.

Weitergedacht lassen sich Kosten aber auch bei anderen Ressourcen einsparen. Das fängt mit dem Vermeiden von Papierdokumenten bei der Büroarbeit an und geht bis hin zur intelligenten Warenwirtschaft. Wenn Sie hier Einkauf und Einsatz optimal aufeinander abstimmen, können Sie Kosten für Lagerhaltung und Materialbestellungen senken.

Eine Person hält ein Tablet in den Händen.
Quelle: functionalaesthetics / https://pixabay.com
Mit Tablets können Installateure beispielsweise Bedienungs- und Wartungsanleitungen online abrufen und so wertvolle Zeit sparen.

##+ Online gefunden werden

Auch das gehört zur langfristigen Planung:

Kümmern Sie sich um Ihren eigenen Internetauftritt, auch wenn es im Tagesgeschäft (noch) zweitrangig erscheint. Haben Sie eine digitale Präsenz, bietet Ihnen eine funktionale Webseite nicht nur eine Reihe der oben erwähnten digitalen Helferlein. Sie sorgt auch dafür, dass Ihr Betrieb Teil des digitalen Marktes wird und Interessenten Sie online finden. Die kommende Generation an Auftraggebern, Kunden und Mitarbeitern sind Digital Natives. Sie sind mit digitalen Technologien aufgewachsen und daran gewöhnt, alles online zu erledigen.

Aufmerksamkeit und Sichtbarkeit erregen Sie hier nicht mehr nur über die Gelben Seiten, sondern zusätzlich mit einer ansprechenden Website, die Sie als kompetenten Fachbetrieb und als interessanten Arbeitgeber präsentiert.

Nicht zuletzt können Sie die Qualität Ihrer Aufträge verbessern, indem Sie bereits auf Ihrer Webseite ihre Spezialgebiete kommunizieren. Das ist Ihre Chance für den perfekten ersten Eindruck, die Sie unbedingt nutzen sollten.

Eine Person tippt an einem Laptop, der auf einem Schreibtisch steht.
Quelle: CyberRabbit / https://pixabay.com
Ein eigener Internetauftritt ist auch für kleine Unternehmen ein Muss - die kommende Generation an Auftraggebern, Kunden und Mitarbeitern ist daran gewöhnt, alles online und digital zu erledigen.

Dienstag, 29.05.2018

Von Steffen Heym
Geschäftsführer, web4business – Digitale Service Agentur GmbH